Dapat dikatakan bahwa data adalah abstraksi dari kehidupan nyata, dan Anda tahu bahwa kehidupan nyata itu kompleks. Demikian juga, data tampak kompleks dan sulit dipahami. Namun, jika Anda dapat menemukan konteks informasinya, Anda setidaknya dapat memperoleh pemahaman yang kuat tentangnya. Jadi jika kita memiliki data tanpa memahami konteksnya, data tersebut mungkin tidak tersampaikan dengan benar.
Mengetahui audiens Anda penting dalam menentukan bagaimana Anda akan mengkomunikasikan informasi. Selanjutnya Anda harus bertanya pada diri sendiri, apakah mereka perlu tahu dan apakah Anda ingin mereka tahu? Anda harus dapat menjawab ini sebelum Anda merilis informasi ke publik. Jika belum, Anda masih bisa meneruskan hal-hal yang dirasa tidak perlu dan menjadi kurang penting.
Misalnya, Anda mengetahui bahwa audiens yang hadir adalah seorang analis data yang berpengalaman dalam pengolahan data, sehingga tidak mungkin Anda menyampaikan informasi kepada mereka maupun kepada para pengusaha. Jadi, Anda perlu menentukan gaya bahasa Anda saat menyampaikan informasi.
Pertanyaan penting untuk ditanyakan pada diri Anda sendiri adalah: Bagaimana saya dapat menentukan poin-poin utama dan menyampaikan informasi secara efektif? Bayangkan informasi Anda ada di atas kanvas dan Anda adalah seorang pelukis. Anda sudah memiliki kanvas untuk melukis. Apa pun yang Anda lukis di atas kanvas, orang lain akan melihatnya. Kemudian sebagai pelukis Anda harus bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan,
Kepada siapa lukisan ini dibuat?
apa yang ingin Anda gambar di sini?
Seperti apa cara saya menggambarnya ?
Untuk siapa data ini akan saya disampaikan?
Data apa yang ingin saya sampaikan?
Bagaimana cara saya menyampaikan data tersebut?
Untuk siapa data ini akan disampaikan?
Sebelum kita memberikan informasi apapun, kita harus terlebih dahulu mengetahui dengan siapa kita berhadapan. Hal ini penting agar proses distribusi informasi lebih efisien dan lebih dapat diterima oleh masyarakat. Anda harus dapat membedakan antara memberikan informasi kepada khalayak umum dan profesional. Jika masyarakat umum tidak berpikir demikian, kita dapat mengatakan bahwa setiap orang masih pemula. Di antara mereka mungkin audiens profesional, jadi kita harus mengambil pusat penyampaian informasi, yaitu. H. menyampaikan sesuatu yang mudah dipahami namun tidak mengurangi detail data. Situasinya berbeda ketika kami mempresentasikan data kami kepada audiens yang rata-rata sudah profesional. Jadi Anda harus benar-benar memperhatikan semua detail informasi yang kami sajikan karena audiens pasti akan lebih kritis dalam memahami apa yang kami sampaikan.
Data apa yang ingin saya sampaikan?
Agar informasi Anda relevan dengan audiens Anda, Anda harus memfilter terlebih dahulu informasi yang Anda terima. Tujuan dari hal ini adalah membiarkan audiens memutuskan apa yang mereka ingin audiens lakukan selanjutnya setelah mengetahui informasi yang kita kirimkan. Misalnya, Anda akan diminta untuk menyajikan informasi tentang perkembangan penjualan perusahaan selama setahun terakhir pada rapat, sehingga Anda dapat mengumpulkan informasi, mulai dari total pendapatan dan beban perusahaan, dibandingkan dengan tahun sebelumnya, total produksi barang, berapa banyak produk yang terjual dan sebagainya. Oleh karena itu, para hadirin rapat memutuskan untuk meningkatkan produksi barang lebih gencar, karena permintaan pasar cenderung meningkat.
Bagaimana cara menyampaikan data tersebut?
Metode pengiriman juga harus diperhatikan. Misalnya, ada keadaan di mana mayoritas audiens akan mencoba ketika informasi disajikan hanya dalam bentuk angka. Jadi kita bisa menggunakan metode seolah-olah kita sedang bercerita berdasarkan informasi yang disampaikan. Jadi cara penyajian datanya tidak seperti membaca, karena audiens sudah melihat visualisasi datanya di layar. Tugas kita sebagai penyaji data adalah menjelaskan setiap bagian dengan bumbu naratif dari berbagai data yang hadir.
Misalnya, penjualan novel berjudul A meningkat 25% pada Juni 2019 dibandingkan bulan sebelumnya. Nah, di sini Anda tidak tahan dengan jumlah pertumbuhannya. Namun, Anda bisa melihat apa yang ada di balik peningkatan tersebut. Sebagai contoh, kami membawakan cerita sebagai berikut:
Movie A yang tayang pada Februari 2019 lalu menuai kehebohan di kalangan penonton bioskop Indonesia. Beberapa sumber bahkan mengklaim jutaan tiket bioskop dari seluruh penonton Indonesia terjual habis hanya dalam satu hari. Karena Film A merupakan adaptasi dari novel, hal ini mempengaruhi penjualan novel tersebut. Konsekuensinya, penjualan di bulan Juni meningkat sebesar 35% dibandingkan bulan sebelumnya